4.秘書業務

医師が診療に集中できるようにサポートするのが秘書業務です

 

医療機関には、医師や看護師、薬剤師などさまざまな職種がチームとして働いています。もちろん、わたしたち医療事務もチームの一員ですが、直接患者さまの治療に関わることはできません。

 

しかし、医師が診療に集中できるようサポートする役割があり、その業務のひとつが秘書業務です。ということで、このページでは具体的な業務がイメージできるように、医療機関における秘書業務についてお伝えします。

 

 

病院内にはいろいろな役割を持った人たちが働いています。そして、それらの人たちが、自分たちの仕事に集中できるように「環境づくり」をしてあげることも、医療事務のお仕事のひとつなんです。

 

医療事務の秘書業務

 

【1】院内スケジュール管理

中規模以上の医療機関であれば、複数の診療科があり、それぞれ医師が配置されています。基本的に担当医師が診察する曜日は決められていますが、出張などで不在になる日もあります。そのような場合は、その内容を患者さまへ知らせるための院内掲示や、看護師など他職種へ通達をしなければいけません。「今日は○○医師がいないの?どうしよう!」とならないように、わたしたちで院内スケジュールの管理を徹底しましょう。

 

【2】出張の手配

医師は通常の診療業務のほかに、出張として学会や講演会へ参加することがあります。そのため、秘書は電車や飛行機のチケット、宿泊の手配をする必要があります。また当日参加する学会や講演会の主催者へ出欠確認の連絡も忘れないようにしてください。その他、出張後の精算手続や出張内容の報告もうけましょう。

 

【3】医局会議の準備

医局会議とは、決められた日時に医師たちが会議室などに集まり、患者さまの症例報告や病院経営に関わる内容を話し合う場です。秘書は、会議が円滑に進んでいくように、資料の準備や会場設営を担当します。また当日は会議の内容の記録や議事録作成を担いますが、医局会議では医療の専門用語も数多くでてくるため、理解できるように基本的な医学用語は勉強しておきましょう。

 

【4】当直シフトの作成

入院施設がある医療機関であれば、医師は当直業務が発生します。秘書は当直シフトの作成や当日の夜食や翌日の朝食の手配などの業務があります。また当直を担当した医師には通常の給料のほかに当直手当が発生しますので、給与計算時に間違えがないように管理しておきましょう。

 

【5】製薬会社などの業者対応

医療機関には患者さま以外に、さまざまな業者が出入りします。製薬会社や医療機器メーカーもそのひとつです。秘書は、訪問してきた業者を医師へ取次する業務があります。しかし、医師は患者さまの治療が最優先のため、もし面会の都合が悪い場合は、無理に取次をせず、業者から用件の資料と担当者の名刺を頂いておき、あとで医師へ渡しましょう。また、なかには医療と関係のない不動産などの営業も来ます。医師の手を煩わせないように、面会ができないことを秘書が毅然とした態度で伝えましょう。

 

以上、医療機関における秘書業務についてお伝えしましたが、いかがでしたか?

 

秘書業務は、ただスケジュールを管理するだけではなく、院内が円滑に運営されるよう監督する役割があります。慣れるまでには時間はかかるかもしれませんが、医師から頼られる秘書を目指して頑張ってください!!